„Wer begonnen hat, hat schon die Hälfte getan.“                                      Horaz

Eine gute Basis für OKRs

Vom Handelsblatt wurden OKRs als „Wunderwaffen moderner Führungskräfte“ betitelt. Immer mehr Unternehmen nutzen mittlerweile die Zielmanagement-Methode „Objectives Key Results“ (OKRs), um ihr Umsetzungsmanagement zu optimieren.

Wenn Sie OKRs einführen, lohnt es wichtige Rahmenbedingungen vorab zu klären und sich für den Start vorzubereiten.

Wir haben Ihnen die wichtigsten Punkte zusammengestellt, um mit OKRs schnell und effizient duchzustarten.

1. Die Basis: Ein starkes Team finden

Zunächst: suchen Sie sich Mitstreiter und bilden Sie ein Team, in dem Sie offen über Ihren Anspruch an das Zielmanagement und die rahmengebende Struktur diskutieren können.
Idealerweise besteht dieses Team aus Mitgliedern Ihres Managements und interessierten Führungskräften. Soweit vorhanden können Sie bereits die Verantwortlichen bestimmen, die sich um das Projekt „OKRs einführen“ kümmern und später die Rolle der Coaches oder Multiplikatoren einnehmen.

Tipp: Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitstreiter genügend Zeit zur Verfügung haben oder ggf. für die OKR-Aktivitäten freigestellt werden.

2. Das „WHY“: Die Motivation für OKRs erkennen

Klären Sie nun was Sie von OKRs erwarten und auf welchen Gebieten Sie sie anwenden möchten: Welche Vorstellungen und Erwartungen haben Sie? Was möchten Sie mit OKRs erreichen? Brainstormen Sie, was besser werden soll und welche Vision Sie haben. Bereits in diesem Stadium kann es sich lohnen die Anforderungen und Wünsche Ihrer Kollegen einzuholen.

Tipp: Visualisieren Sie Ihre Vision und entwickeln Sie einen „OKR-Claim“ – Beides werden Sie später bei der Umsetzung und in der Kommunikation nutzen können.

3. Status Quo: Die Ausgangssituation feststellen

In dieser Phase stellen Sie den Ist-Zustand fest.  Machen Sie sich klar, wie in Ihrem Unternehmen Ziele festgelegt werden und auf welchem strategischen Input sie beruhen. Schauen Sie sich an, wie der Prozess zur Zielfindung abläuft und welche Rollen beteiligt sind. Erfolgt die Überleitung in Projekte und Initiativen? Wie wird mit Bereichen und Teams diskutiert? Wie erfolgt das Controlling? Wann werden im Verlauf des Jahres und im Alltagsgeschäft Ziele diskutiert und kontrolliert?

Tipp: Dokumentieren Sie diese Erkenntnisse und nutzen Sie diese später für das Design Ihres OKR-Prozesses.

4. Resumé: Was läuft gut? Wo besteht Handlungsbedarf?

Ziehen Sie jetzt ein Fazit: Was läuft gut in Ihrem Zielmanagement-Prozess? Was läuft nicht gut und sollte verbessert werden? In Form einer Retro können Sie interessierte Mitarbeiter aus möglichst vielen Bereichen integrieren. Nehmen Sie Kritiken und Vorschläge ernst und notieren Sie sie. So haben Sie bereits im Vorfeld einen guten Überblick über mögliche Risiken und Hinweise welche Themen im Bereich Cultural Change Management berücksichtigt werden sollten.

Tipp: Stellen Sie Themen fest, die eine OKR-Einführung gefährden könnten, kommunizieren Sie diese frühzeitig und diskutieren Sie mit Mitarbeitern und Management, wie sie mit diesen Risiken umgehen. So vermeiden Sie negative Rückkoppelungseffekte, die das Image der OKR-Einführung beeinflussen könnten.

5. Strategisch werden: Management Support zusichern

Committen Sie sich nun im Management-Team auf das OKR-Projekt:
Insbesondere sollten Sie Erwartungshaltung und Freiheitsgrade, aber auch die (rechtlichen) Rahmenbedingungen diskutieren.
Weitere wichtige Punkte sind der gewünschte Partizipationsgrad der Mitarbeiter an Entscheidungs- und Steuerungsprozessen, sowie die Rolle des Managements und der Führungskräfte bei der OKR-Einführung.

Tipp: Es lohnt sich immer, im Management einen oder mehrere Sponsoren zu gewinnen.

6. Orientierungspunkte: Struktur festlegen

Spiegeln Sie Ihre Unternehmensstruktur auf die OKR-Struktur. Ausgehend von der Gesamtorganisation legen Sie fest, welche Bereiche, Teams und Initiativen oder Projekte eigene OKRs entwickeln sollen. Gibt es mehrerer Hierarchie-Ebenen, oder orientiert sich jedes Team direkt an den Zielen des Gesamtunternehmens? An dieser Stelle lohnt es sich außerdem über ein oder mehrere Pilot-Teams nachzudenken.

Tipp: Wählen Sie Teams, die sich für das Thema „Objectives Key Results“ begeistern und genügend Zeit aufbringen können, um Ihnen Feedback zu Trainings und Prozessen zu geben.

7. Verantwortung und Commitment: Rollen klären

Legen Sie fest, welche verschiedenen Rollen im OKR-Prozess bestehen sollen (z.B. Management, Führungskräfte, OKR-Coaches, Team-Leads). Skizzieren Sie die wesentlichen Aufgaben, unter Umständen auch die Pflichten der jeweiligen Rollen. Insbesondere für die Rollen der Entscheidungsfindung, sowie des Controllings lohnt es sich eine klare Rollenabgrenzung zu entwickeln.

Tipp: Informieren Sie frühzeitig über die Erwartungshaltung, die an die Rollen besteht und stimmen Sie diese in der Organisation ab.

8. Mitarbeiter abholen: Change Management und Trainings skizzieren

Aus den Schritten 3 und 4 wissen Sie bereits welche Schwächen und Risiken es gibt. Sie haben außerdem bereits ein Feedback Ihrer Mitarbeiter und Kollegen für die Einführung der Objectives Key Results erhalten. Nehmen Sie diese Punkte ernst und legen Sie darauf aufbauend fest, welche Trainings, Kommunikationsinhalte und Change-Formate zu ihrer Organisation passen.

Tipp: Manchmal lohnt es sich, die Change- und Trainingskonzeption von den größten Kritikern „challengen“ zu lassen. So können Sie kritische Punkte bereits im Vorfeld berücksichtigen und integrieren.

9. Konkret werden: Meilensteine festlegen und planen

Hier geht es zunächst darum einen idealen Einführungszeitpunkt, sowie wichtige Meilensteine zu skizzieren. Achten Sie dabei darauf, dass Ihr Unternehmen nicht durch zu viele umfassende Projekte belastet ist. Es lohnt sich außerdem zu prüfen, ob die notwendigen Kompetenzen in Ihrem Unternehmen vorhanden sind, oder ob Sie sich extern schulen oder begleiten lassen möchten.

Tipp: Jahres- oder Quartalswechsel sind wichtige Meilensteine, an denen sich Einführungspunkte orientieren sollten.

FAZIT

Die Einführung von OKRs ist für jedes Unternehmen anders. Indem Sie sich intensiv auf eine Einführung vorbereiten, setzen Sie OKRs so ein, dass sie zu Ihrer Organisation passen und schneller zum Erfolg führen.
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