Die virtuelle Organisation: 5 grundlegende Erfolgsfaktoren
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Virtuelle Organisation

„In a time of destruction, create something.“                                              Maxine Hong Kingston

Vom „Jamais-Vu“ in das New Normal

Wir alle kennen Déjà-vus: Eine Erinnerungsstörung, die uns glauben lässt, ein Ereignis schon einmal erlebt oder gesehen zu haben.

Die Situation, die uns in die Remote-Kultur geführt hat, zeichnet sich eher durch „Jamais-vus“ aus. Eine Pandemie dieses Ausmaßes kennt keiner von uns. Ihre Folgen und unser Umgang mit ihnen sind ebenfalls unbekannt.
Lesen Sie dazu auch Remote Work – wie Sie die größten Herausforderungen meistern

Unternehmen geht es genauso: eine virtuelle Organisation mussten die wenigsten bisher steuern – insbesondere nicht unter Bedingungen wie Umsatzeinbußen, Kurzarbeit und ständiger Risikoabwägung.

Handlungsfelder der virtuellen Organisation

Schon in Anfangszeiten der Pandemie haben wir viele Dinge umgesetzt, die wir vorher nicht für realisierbar gehalten haben (alle Mitarbeiter „dürfen“ von zu Hause arbeiten). Die Zeit ist gekommen, das virtuelle Miteinander zu optimieren. Denn dann kann das Momentum der Krise genutzt werden, um Altes über Board zu werfen, neue Rituale zu schaffen, oder ungewöhnliche Ideen umzusetzen.

Einige Ideen, die Organisationen dazu verhelfen auch in der Distanz etwas Neues zu schaffen, sind hier aufgeführt.

Werkzeuge und Formate

Fangen wir bei den Basics an: Die Verfügbarkeit der virtuellen Tools für den Arbeitsalltag sind eine zwingende Voraussetzung. Sie sollten alle notwendigen Zusammenarbeitssituationen adressieren. So müssen auch strategische oder Brainstorming/-Kreativarbeit abgedeckt sein.

Verfügbarkeit reicht noch nicht: Mitarbeitende benötigen die Fähigkeit, sicher und fließend mit den Werkzeugen umgehen zu können.

Nun gilt es noch aus den verschiedenen Homeoffice-Inseln heraus gemeinsam mit diesen Werkzeugen zusammen zu arbeiten. Dazu eignen sich gemeinsame Spielregeln und Standards der Zusammenarbeit – so kann man auch aus der Ferne aneinander „andocken“.

Hier einige schlanken Maßnahmen:

  • Kurze Tool-Webinare von externen Experten, oder internen Champions
  • Facilitators, die neue virtuelle Formate professionell moderieren und so einen guten Standard vorleben
  • Best Practice-Austausch: Bereiche auf der Collaboration Plattform, in denen Mitarbeiter sich austauschen, über Best Practices lernen, oder ihre Fragen loswerden können.

Empathie und Feedback

Vertrauen lässt sich in der Distanz schwieriger herstellen. Eine empathische Interaktion ist eine Brücke, die aus der Ferne persönliche Nähe herzustellen vermag. Dazu gehört zunächst, jedem Mitarbeiter oder Kollegen zuzuhören und ihm Raum zu geben, seinen Ängsten und Sorgen Ausdruck zu verleihen. Wenn das Gefühl hergestellt ist, ernst genommen und in der Situation gehört zu werden, kann ein echter Austausch beginnen.
Vertrauen benötigt Ehrlichkeit: Zukunftsszenarien müssen von Führungskräften und Management klar und offen kommuniziert werden. Mitarbeiter bekommen so die Möglichkeit, Feedback zu den anstehenden Maßnahmen zu äußern. Es lohnt sich zu überlegen, in welchen Feldern ihre Mitarbeiter partizipieren können.
Eine Vertrauenskultur kann man nicht erzwingen – aber man kann Formate schaffen, die die Kultur tragen – Wenn Sie attraktive Formate schaffen, ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass der gewünschte Austausch auch stattfindet.

 Hier einige Vorschläge

  • 1:1 Meetings zwischen Mitarbeiter und Führungskraft – zunächst wöchentlich mit zunehmender Sicherheit zweiwöchentlich
  • Daily Stand-Ups im Team, um sich gegenseitig über Status, anstehende Aufgaben und Hürden auszutauschen
  • Pairing-Up: Bilden Sie „Work-Tandems”, die sich eigenständig regelmäßig austauschen und sich gegenseitig unterstützen können
  • Retros: Nutzen Sie dieses Format, um mit Ihren Mitarbeitern über die bestehende Situation zu diskutieren, Probleme offen anzusprechen und gemeinsam alternative Vorgehensweisen oder Regeln zu beschließen

Ergebnisorientiert und transparent arbeiten

Wenn keine Transparenz besteht, wer welche Tätigkeiten verfolgt, besteht die Gefahr von Parallel- oder Fehlarbeit. Es hilft daher, sich auf klare Ziele und zu erzielende (messbare) Resultate zu einigen. Ziele und Resultate sollten von allen Beteiligten committet und im regelmäßigen Turnus überprüft werden. Wenn Mitarbeiter Raum bekommen, sich auf der operativen Ebene selbst zu strukturieren, fördern Sie die Selbstbestimmung der jeweiligen Teams. Kontrollieren Sie in gemeinsamen Statusmeetings nur Ziele und Resultate – keine Aufgaben. So vermeiden Sie langwierige Meetings und Mikromanagement. Eine klare Empfehlung ist hier die Zielmanagement Methode „Objectives und Key Results“.

Wenn Sie noch nicht mit Objectives Key Results arbeiten, hier einige kurzfristige Maßnahmen:

  • Klare Unternehmensziele: Definieren Sie was Ihr Unternehmen je Quartal erreichen soll und definieren Sie klare messbare Ergebnistypen
  • Gestalten Sie mit Ihren Teams eigene Ziele und Ergebnistypen, die die Unternehmensziele unterstützen
  • Dokumentieren Sie die Ziele für alle sichtbar und pflegen Sie den Statusfortschritt der Ergebnistypen (wöchentlich, max. zwei-wöchentlich)
  • Blocken Sie regelmäßige Quartalsmeetings um die Ziele unternehmensweit zu kontrollieren und das nächste Quartal zu planen

Kultur und Rituale

Es ist nicht ganz einfach, eine Unternehmenskultur virtuell aufrecht zu erhalten. Es lohnt sich aber, denn gerade jetzt ist es wichtig, dass Ihre Mitarbeiter nicht verloren gehen und Ihre Organisation weiterhin eine starke Identität bietet. Dazu gehört, sich noch einmal mit den Werten auseinanderzusetzen, die Ihrer Organisation und damit Ihren Mitarbeitern Identität und Zugehörigkeit stiften. Diese Werte gilt es auch in der Distanz aufrechtzuerhalten, oder auch zu reflektieren. Dazu können viele Formate genutzt werden.

Hier einige Ideen

  • Reflektieren Sie in einer Retro Ihre Unternehmenswerte und sammeln Sie gemeinsam mit Ihren Mitarbeitern Ideen, wie diese virtuell gelebt werden können
  • Schaffen Sie eine Kultur des „Bounded Optimism“: Der Realität mit Zuversicht ins Auge sehen – vereinbaren Sie Regeln, wie sich diese Philosophie im Alltag zeigen soll
  • Von analog zu virtuell: Jedes Unternehmen hat offizielle und inoffizielle Routinen, die identitätsstiftend sind – versuchen Sie diese in die virtuelle Welt mitzunehmen
  • Schaffen Sie neue Rituale – ob es ein virtuelles After-Workmeeting, oder ein remote Ideen-Jam ist – Tools und Möglichkeiten gibt es genug – werden sie kreativ!

Den Weg nach vorne ebnen

Verharren Sie nicht in der Krise, sondern nutzen Sie das Momentum um Dinge zu ändern. Manchmal lohnt es sich, alte starre zeitkostende Prozesse oder Regeln über Board zu werfen. Dies verstärkt den Fokus auf die wirklich wichtigen Dinge und schafft Zeit für den Blick nach vorne. Schaffen Sie eine Stimmung des Aufbruchs, um kreativ und innovativ neue Dinge auszuprobieren und Ihr Geschäftsmodell für die Zukunft anzupassen.

Zwei Formate, die Ihnen dabei helfen können:

  • Retro 10 most annoying things: sammeln Sie mit Ihren Mitarbeitern Themen, die Sie daran hindern Ziele im Alltag zu erreichen. Fokussieren Sie sich zunächst auf 10 Top-Themen, die das höchste Potenzial versprechen. Ändern Sie sie und schaffen Sie klare smarte neue Abläufe und Regeln
  • Den Schalter umlegen: Nutzen Sie die unterschiedlichen Perspektiven Ihrer Organisation im Rahmen eines Ideen-Jams: Anhand von klaren Erfolgskriterien werden erarbeitete Ideen evaluiert. Für die besten Ideen gibt es ein Quick-Prototyping Budget, sowie Zeit und Ressourcen, um diese umzusetzen.

Fazit

Jamais-vus können auch etwas Gutes bewirken. Denn sie spornen uns an, in einem unbekannten Umfeld kreativ zu werden und neue Wege zu erforschen. Getragen von diesem Mindset gelingt es, eine neue Situation als Momentum zum Aufbruch zu nutzen.